Registri verbali nelle associazioni: come tenerli e conservarli?

La corretta redazione e conservazione dei registri verbali delle associazioni è un tema spesso trascurato, ma di grande rilievo per la tutela giuridica degli Enti non profit, sportivi e del Terzo Settore. Approvazione dei bilanci, modifiche statutarie, elezione di un nuovo consiglio direttivo, ipotesi di scioglimento dell’Ente … tutto infatti passa (e deve passare) attraverso riunioni delle quali deve essere data evidenza mediante la fedele stesura di un verbale, debitamente sottoscritto.

Spesso, però, la modalità con cui i registri verbali delle associazioni vengono realizzati ed archiviati viene sottovalutata, nell’errata convinzione che l’assenza di una norma specifica sul punto possa rendere l’adempimento meno cogente.

Ecco perché vale la pena fare chiarezza.

Registri verbali: cosa prevede (e cosa non dice) la normativa

È vero: non esiste una disposizione normativa che imponga una determinata forma per i registri verbali delle associazioni. Nessuna prescrizione nel Codice Civile, né nelle norme della Riforma del Terzo Settore (D. Lgs. 117/2017), né in quelle di Riforma dello Sport (D. Lgs. 36/2021). E lo stesso vale per ASD, APS, ODV, ETS o ONLUS (in via, queste ultime, di definitiva scomparsa con l’approssimarsi del 1° gennaio 2026).

Ma questo non significa che la forma sia indifferente.

Al contrario: la forma può contribuire a determinare o meno il valore probatorio di un verbale. E dunque la sua capacità di “reggere” di fronte a una verifica fiscale, ad un controllo da parte del Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS), ad un’ispezione federale oppure ad una contenzioso tra/con soci.

Libri sociali obbligatori: quali sono e perché vanno curati

Anche se spesso confusi con meri adempimenti formali, i registri verbali delle associazioni rivestono un ruolo centrale nella documentazione dell’attività degli enti.

Per Enti del Terzo Settore iscritti al RUNTS l’articolo 15 del Codice impone espressamente la tenuta di:

• libro soci, ove riportare periodicamente l’elenco degli iscritti, con data di ammissione e cessazione, fondamentale anche per verificare i quorum costitutivi e deliberativi per le assemblee;

• libro verbali assemblee, ove riportare le decisioni dell’assemblea dei soci, indicando data, ordine del giorno, presenze e determinazioni assunte dal massimo organo deliberativo di ogni Ente di tipo associativo;

• libro verbali del consiglio direttivo/organo di amministrazione, ove documentare l’ordinaria attività gestionale dell’ente;

• libro del collegio sindacale o dell’organo di controllo, ove nominato;

• libro del revisore legale, se previsto.

Anche per le ASD, pur in assenza di obblighi espliciti identici, la corretta tenuta dei registri verbali di queste associazioni è adempimento assolutamente imprescindibile ai fini del riconoscimento della natura non commerciale dell’ente (che nulla ha a che vedere con il riconoscimento sportivo) nonché della bontà delle modalità gestionali adottate.

La mancata tenuta, l’incompletezza o l’inattendibilità dei libri sociali può infatti avere ripercussioni rilevanti sul piano tributario e giuridico, potendo arrivare fino al disconoscimento della natura di ente non commerciale, con tutte le (drammatiche) conseguenze del caso.

NB: l’art. 17 del D. Lgs. 117/2017 impone agli ETS l’adozione di un “apposito registro” per l’iscrizione dei “volontari che svolgono la loro attività in modo non occasionale“, in relazione al quale le modalità di tenuta sono state chiarite in una nota dedicata da parte del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. La tenuta corretta di questo registro è distinta ma integrata alla gestione documentale dell’Ente.

Registri verbali: cosa succede se non sono attendibili?

Immaginate di dover dimostrare che una determinata assemblea si sia effettivamente svolta, che un bilancio sia stato approvato, che un organo abbia deliberato una nomina o autorizzato una spesa, piccola o grande che sia (anche per tutelare la responsabilità di chi ha agito) … in assenza di un verbale redatto e tenuto in modo adeguato, evidentemente, le parole valgono a poco (se non a nulla), soprattutto se consiste in un foglio stampato a computer, senza numerazione, senza firme, inserito in un raccoglitore …

Non è illegittimo, ma è mostruosamente fragile.

E la fragilità formale e documentale, in ambito giuridico e fiscale, spesso si traduce in inattendibilità, rigetti, contestazioni, recuperi e, in alcuni casi, anche in perdita di requisiti o agevolazioni, indipendentemente dalla natura sostanziale dell’Ente stesso.

La certezza del verbale come garanzia operativa

La questione non è quindi (solo) formale, ma profondamente sostanziale: un verbale deve infatti poter garantire sequenzialità, datazione certa, integrità ed immodificabilità. Solo così potrà essere utilizzato come prova nei confronti di terzi: pubbliche amministrazioni, finanziatori, organi di vigilanza e giudici.

La dottrina, le prassi ispettive e le buone esperienze gestionali convergono infatti su un punto: non serve un vincolo normativo per confermare che la certezza documentale è precisa responsabilità di ogni Ente.

Come verificare se il registro verbali è adeguato

Senza addentrarci in tecnicismi (che gli interessati potranno approfondire direttamente con i propri consulenti), è importante sapere che, pur in assenza di previsioni normative ad hoc, esistono certamente modalità (più) sicure (di altre) per la corretta redazione e tenuta dei registri verbali delle associazioni.

Per individuarle basta porsi alcune semplici domande operative:

– Il registro verbali può essere modificato a posteriori?
– È possibile inserire a posteriori un verbale nel registro?
– È possibile individuare con certezza gli intervenuti alle riunioni?
– È garantita la certezza del contenuto riportato nei verbali?

Se la risposta a queste domande solleva dubbi, è sicuramente opportuno rivedere le prassi interne.

Il buon senso (prima ancora della norma)

In assenza di obblighi di legge, è il buon senso organizzativo e la tutela dell’Ente a dover orientare la scelta, e questo poiché adottare strumenti che offrano solidità giuridica e garanzie di attendibilità nei registri verbali delle associazioni non è (ancora?) un onere (per il momento?), ma una precauzione.

Perché la forma non sarà imposta, ma la sostanza della prova dipende dalla forma.

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