Assemblee sociali: procedura, convocazione e verbale per l’approvazione annuale dei rendiconti

L’approvazione dei bilanci in un’associazione è il momento clou della vita associativa: vediamo la procedura per operare correttamente e non commettere errori che potrebbero condurre al rischio di vedersi disconosciuta la natura di Ente Non Profit, con tutte le (assai gravi) conseguenze del caso.

Ci eravamo lasciati QUI individuando i presupposti normativi (art. 148 TUIR) e le ragioni (democraticità ed agevolazioni fiscali) in forza delle quali la sovranità dell’assemblea dei soci si deve manifestare (anche) annualmente con l’approvazione dei rendiconti. Avevamo poi elencato gli errori da non commettere per evitare di vedersi disconosciuta la natura di Ente associativo. Ora vediamo qual è l’iter da seguire, come predisporre il bilancio consuntivo e preventivo, convocare l’assemblea e verbalizzare le decisioni assunte dai soci intervenuti alla riunione.

Come un’Associazione deve predisporre i rendiconti consuntivo e preventivo?

Individuati i criteri di tenuta della contabilità, per il bilancio consuntivo occorrerà partire dalla prima nota per predisporre un documento di riepilogo comprensivo del dettaglio di tutte le voci di entrata (incassi) e di tutte quelle di uscita (pagamenti), con i relativi importi e raggruppati per macrocategorie, sia per i movimenti di cassa (contanti) che per quelli di banca, corredandolo con le pezze giustificative a sostegno delle movimentazioni economiche. Per il preventivo, invece, occorrerà stimare, evidentemente sulla base dei dati in possesso al momento della predisposizione del documento, quali potrebbero essere le principali voci di entrata e di spesa relative al successivo esercizio sociale.

Entro quando e come convocare l’assemblea sociale?

Verificate prima di tutto le previsioni statutarie (si parte sempre da lì, sennò …), ed in particolare se l’anno sociale coincida (o meno) con l’anno solare: in caso affermativo i rendiconti andranno approvati dall’assemblea sociale entro la fine del mese di aprile, ossia non oltre il 120° giorno successivo alla chiusura dell’esercizio sociale. Diversamente, nel caso ad esempio di anno sociale dal 1° settembre al 31 agosto, l’approvazione dei bilanci dovrà avvenire, sempre se prevista entro 120 giorni dalla fine dell’anno sociale, entro il termine del mese di dicembre. Come? Attraverso “idonee forme di pubblicità” (art. 148 TUIR), sulla base delle regole contenute nello statuto e comunque con ogni mezzo che ne garantisca con trasparenza l’effettiva comunicazione e la conoscibilità per i soci del sodalizio (prestate attenzione, in particolare, a formule e mezzi comunicativi adottati dall’Ente).

Chi può partecipare e votare alla riunione?

Tutti i soci in regola con l’iscrizione all’Associazione al momento dello svolgimento dell’assemblea, posto che l’elettorato, sia quello attivo (possibilità di votare) che quello passivo (possibilità di essere votati), deve essere garantito a tutti gli associati maggiori d’età (art. 148 TUIR).

Come verbalizzare il contenuto della riunione di assemblea sociale?

In forma scritta e cronologica all’interno del registro verbali dell’assemblea sociale, richiedendo la sottoscrizione a tutti gli associati presenti (anche perché, diversamente, come si potrebbe provare a posteriori la partecipazione dei soci in assenza di loro firma autografa? Ne avevamo parlato QUI).

Ora: la procedura indicata sopra deve necessariamente essere “plasmata” in funzione delle regole indicate nel Vostro statuto sociale, le quali dovranno (o quanto meno dovrebbero) essere coerenti con l’attuale normativa vigente (in attesa che la Riforma del Terzo Settore prenda pieno vigore). In ogni caso la “via maestra” è quella di gestire l’iter relativo alla predisposizione ed approvazione dei rendiconti con assoluta trasparenza, nel rispetto del principio dei principi di democraticità ed uguaglianza tra gli associati, garantendo poi modalità idonee di pubblicità delle decisioni assunte dall’assemblea.

Per necessità di assistenza specifica Vi invitiamo a contattarci via mail a info@tuttononprofit.com.

Tutto Non Profit © riproduzione riservata

Per saperne di più potete consultare le nostre Guide ed iscrivervi alla newsletter (che tratta di temi gestionali, amministrativi, giuridici e fiscali per SSD, ASD, ETS, ODV ed APS). I nostri account: Facebook (Movida Studio), Twitter (Movida Studio), Instagram (Movida Studio), Linkedin (MOVIDA SRL) e YouTube (MOVIDA SRL).