PEC (Posta Elettronica Certificata) ed Enti non profit

Si ricorda, che dal 29 novembre 2011, come previsto dall’articolo 16 comma 6 del DL 185/2008, tutte le società iscritte nel Registro delle Imprese (società di persone e di capitali), devono obbligatoriamente dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (PEC), e di iscriverla nel registro, senza oneri di diritti e di bollo. Benché la norma preveda espressamente l’invio per i soli soggetti “imprenditori”, dalla documentazione disponibile sui rispettivi siti web, sembra che la prassi delle Camere di Commercio sia orientata a prevedere l’obbligo di comunicazione anche per le società semplici.

La disposizione non impone alle società di mantenere pienamente operativa la Pec, con il risultato che una buona parte delle caselle già iscritte non sono operative, perché ad esempio, non sono state rinnovate dopo il primo anno di durata del contratto con il gestore. In definitiva, solo un 10% delle imprese è in regola con la norma e con il relativo obbligo, e per questo motivo, in merito al mantenimento della validità nel tempo della Pec, è in corso di studio una nuova normativa.

Con la comunicazione della Pec al Registro delle imprese, le società avranno una vera e propria sede legale “elettronica” accessibile da chiunque, senza costi, con la consultazione online del Registro camerale. Tra Pubblica Amministrazione, professionisti e società, l’indirizzo di Pec potrà essere usato per le comunicazioni e notificazioni con pieno valore legale di atti e documenti “senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo” (comma 9 dell’articolo 16 del Dl 185/2008).

Le società, diversamente dalla Pubblica Amministrazione e dai professionisti, non in regola con la PEC e la comunicazione al registro rischiano una sanzione per omesso deposito nel termine (tre anni, a decorrere dal 28 novembre 2008) che va da 206 a 2.065 euro per ogni società: la sanzione potrebbe (questo andrà meglio chiarito …) scattare anche se si lascia scadere la Pec.

Nonostante si tratti di un obbligo per le società e non per le Associazioni, cogliamo l’occasione per consigliare anche alle Associazioni stesse di valutare la possibilità di aprire una PEC. La validità della mail inviata ha lo stesso valore di una raccomandata, con il pregio di un notevole risparmio sull’invio (l’invio di una mail tramite PEC è gratuito) e la prova certificata dello stesso.

Oggi, 30 giugno 2013, a seguito delle numerose letture di questo articolo (soprattutto nell’ultimo periodo), aggiungiamo a scanso di equivoci quanto si trova sul sito della Camera di Commercio:

Devono aprire la PEC:
Tutte le società di capitali e di persone:
– le società di nuova costituzione contestualmente all’iscrizione;
– le società già iscritte alla data del 20/11/2008 e quelle iscritte successivamente, che non vi abbiano mai provveduto, entro il 29 novembre 2011.

Le imprese individuali:
– dal 19/12/2012 le imprese individuali che si iscrivono nel Registro delle Imprese o all’Albo delle Imprese Artigiane;
– le imprese individuali già iscritte nel Registro delle Imprese alla data del 19/12/2012, non soggette a procedura concorsuale, devono provvedervi entro il 30 giugno 2013.

Ad oggi non si legge ancora nulla circa l’obbligo per le Associazioni.

p.s. oggi, 28 novembre 2011, il Sole 24 ORE, tramite un articolo, notifica che il termine è stato prorogato di un mese a causa della mole di richieste di apertura di indirizzi PEC.

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70 commenti

  1. Vi ringrazio sentitamente per le informazioni, sono di vitale importanza per le Associazioni che, molte volte, non sanno proprio come comportarsi. Ancora grazie. Cordiali saluti.

  2. Grazie a Lei Carlo per seguirci.
    Come sempre siamo a disposizione per qualsiasi necessità.
    I migliori saluti, Gabriele

  3. Buongiorno,
    al momento non vi è l'obbligo per le Associazioni. Il consiglio che posso dare è quello di fare comunque una valutazione in tal senso, in quanto la mail inviata con PEC ha valore di raccomandata.
    I migliori saluti,
    Gabriele Aprile

  4. Buongiorno,
    come associazioni APS abbiamo comunque aperto una mail PEC, anche se non obbligatoria. La domanda è: dove deve essere dichiarata la presenza di questa nuova mail, dato che non abbiamo rapporti con la camera di commercio??

    Grazie

  5. Buona sera,
    non essendoci l'obbligo per gli enti non profit, non sussiste tantomeno per quanto riguarda la comunicazione dell'apertura della PEC, pertanto il consiglio che posso darVi è quello di verbalizzare, attraverso una riunione di Consiglio Direttivo, l'apertura del nuovo indirizzo Certificato.

    I migliori saluti,
    Gabriele Aprile

  6. Buongiorno Roberta,
    le asd in questo momento non hanno l'obbligo di aprire un indirizzo PEC. Se volesse comunque decidere di aprire un indirizzo PEC, il consiglio è di cercare su un qualsiasi motore di ricerca chi eroga questo servizio (Register, Aruba, ecc…) e seguire la procedura guidata.
    A disposizione per qualsiasi approfondimento.
    I migliori saluti,
    Gabriele Aprile
    Stefano Bertoletti

  7. Salve, come associazione sportiva dilettantistica abbiamo avviato la pratica per aprire la casella PEC. In questa fase la signorina che ci ha assistito ci ha detto che dopo aver attivato l'indirizzo avremmo dovuto comunicarlo alla camera di commercio, altrimenti "non ha validità" (parole testuali). Ma la camera di commercio mi ha invece detto che questo non è assolutamente necessario dal momento che non siamo iscritti al registro imprese, siamo semplicemente una piccola associazione locale. Come ci dobbiamo comportare? Vi ringrazio per l'attenzione, Jessica

  8. Buongiorno Jessica.
    E' opportuno che notifichiate alla signorina che Vi ha assistito che la PEC per le Associazioni non è un obbligo, ma una scelta e che non c'è nessun obbligo di comunicazione in Camera di Commercio.
    I migliori saluti,
    Gabriele Aprile

  9. Buongiorno,
    Siamo una associazione culturale formatasi nel giugno del 2003 tramite statuto registrato da un notaio ed in possesso di partita I.v.a.
    La mia domanda è questa,siamo obbligati ad avere la posta elettronica certificata oppure siamo esentati qua quest'ultima operazione? A quanto mi è parso di capire non mi sembra che la nostra associazione sia obbligata.
    Scusatemi in anticipo per la (non per noi purtroppo) ovvia domanda in quanto c'è un pò di confusione su quest'argomento.
    Grazie in anticipo della risposta.

  10. Buona sera,
    confermo che, nonostante il possesso di partita IVA, non avete obbligo di dotarVi di un indirizzo PEC.
    I migliori saluti e grazie per l'intervento.
    Gabriele Aprile

  11. Volevamo fare la stessa domanda, avendo una associazione culturale. Grazie per le notizie. Complimenti per la chiarezza e la disponibilità.
    Ass. Teatro

  12. Anch'io, come Presidente di una ASD, mi sono posto il problema se aprire o no una casella email PEC. La conclusione del mio riflettere è stata semplice: la PEC costa (anche se di minimo importo), quindi, visto che per ora per le Associazioni non è obbligatoria non la apriro' e rimarro' vigile nel caso che la norma cambi; in quel caso adempiro' l'obbligo eventuale di legge.
    (Questo lo scrivo a beneficio di altri che si trovassero a riflettere sullo stesso argomento).

  13. Salve,
    collaboro con un'associazione interculturale e vorremmo dotarci anche noi della Pec in occazione della partecipazione ad un bando ministeriale. Come fare e dove seguire la procedura?
    Grazie!

    1. Buongiorno,
      potete dotarVi di un indirizzo PEC seguendo le semplici procedure indicate sui siti dei fornitori (es: aruba, register, ecc…).
      I migliori saluti,
      Gabriele Aprile

  14. Buongiorno,
    faccio parte di un'associazione culturale e abbiamo la necessità di avere un indirizzo PEC. Non vorremmo però intestarlo ad un singolo componente (ad es legale rappresentante) ma vorremmo invece intestarlo all'Associazione, volevo sapere se è possibile ed eventualmente come fare (la nostra assocazione non dispone di una partita iva ma soltanto di un codice fiscale).
    Grazie!

    1. Buongiorno,
      è assolutamente possibile intestarlo all'Associazione nonostante abbia il solo c.f.
      Semplicemente, è sufficiente accedere al sito di uno dei diversi fornitori del servizio (register, aruba, ecc…) e compilare il relativo form.
      I migliori saluti,
      Gabriele Aprile

    2. Sieti sicuri, perche' a noi questi qui http://www.poste-certificate.it ci hanno detto che anche se intestata all'associazione nel contratto ci deve però essere ugualmente un legale rappresentante e si deve spedire il documento d'identità dello stesso.
      Cioè non è possibile intestarla genericamente all'associazione e basta.

    3. E' corretto quanto dicono. La PEC sarà intestata all'Associazione, ma ovviamente per attivarla hanno bisogno dei dati e del documento d'identità del rappresentante legale, ci mancherebbe altro.
      I migliori saluti,
      Gabriele Aprile

    4. E se per motivi, quali la cattiva fattura del sito governativo?
      Ovvero: ho già una pec attiva e dovendone creare una nuova come referente rappresentantedi un'associazione la cosa non è possibile, benchè è già presente il mio c.f. dal quale la manovra parte..come fare? NO aruba-NO rejister

    5. Buongiorno.
      Può indicare il nome ed i dati di un altro componente del consiglio direttivo e su un verbale di consiglio direttivo indicare il tutto motivato dal fatto che il Presidente ha già una PEC attiva a suo nome.
      I migliori saluti,
      Gabriele Aprile

  15. Salve,
    il sito del ministero (http://www.spettacolodalvivo.beniculturali.it/index.php/news-contributi/325-comunichiamo-certamente-la-pec) dice: "Per attivare una casella PEC è’ necessario rivolgersi ai cosiddetti Gestori iscritti in apposito elenco pubblico tenuto dalla DigitPA."
    Nell'elenco pubblico indicato dal ministero (http://www.digitpa.gov.it/pec_elenco_gestori) enti come quello sopra citato (http://www.poste-certificate.it/) non figurano.
    Sul sito http://www.poste-certificate.it/ c'e` scritto che "Il servizio Poste-Certificate.it viene fornito con la partnership di società (a capitale sociale superiore al milione di euro), regolarmente incaricate, in qualità di Gestori PEC, dall'organo ufficiale governativo DigitPA (ex CNIPA)."

    In definitiva non si capisce se una casella di posta certificata registrata su http://www.poste-certificate.it/ puo` essere usata da un'associazione culturale per la compilazione online della domanda di contributi.

    Saluti

    1. Buongiorno.
      Certamente, può essere utilizzata.
      Mi permetto però di invitarLa a provare ad attivare la casella anzichè cercare informazioni sul web senza tentare di crearla….
      I migliori saluti,
      Gabriele Aprile

  16. Ho sentito dire che per le associazioni (nel mio caso APS) diventa obbligatorio attivare la PEC entro luglio 2013. E' esatto?
    Grazie per la risposta

    1. Buongiorno.
      Ad oggi non c'è alcuna comunicazione in tal senso. Consiglio comunque di restare aggiornati.
      I migliori saluti,
      Gabriele Aprile

  17. Cosa consiglia come miglior sito per aprire la pec? noi abbiamo un indirizzo aruba ma non pec. Su aruba però parla di ditte individuali, non specifica associazioni onlus. Non sono sicura che sia la via giusta. Seconda domanda: La pec è sempre a pagamento?

    1. Buongiorno Monica.
      Qualcuno propone gratuitamente la PEC per il primo anno, ma poi sono tutte a pagamento (sebbene il prezzo sia quasi sempre irrisorio). In qualsiasi caso, sia con aruba che con register ci siamo sempre trovati bene, anche i nostri clienti.
      I migliori saluti,
      Gabriele Aprile

  18. Salve, sto cercando di aprire una pec per un'associazione di volontariato con aruba, ma ho constatato che nell'iscrizione non ci sono voci adeguate alle associazioni di volontariato. Ho chiamato il centro assistenza e un'operatrice mi ha consigliato di procedere spuntando la voce "azienda", tuttavia più tardi mi sono resa conto che, in questo modo, risultava obbligatorio l'inserimento della partita iva, mentre l'associazione ha solo il codice fiscale. Come fare in questo caso?

    1. Buona sera Laura.
      Ha provato ad inserire il c.f. dove dovrebbe inserire la partita iva?
      Nel caso in cui non funzionasse dovrebbe di nuovo sentire l'assistenza e farsi guidare nella procedura.
      i migliori saluti,
      Gabriele Aprile

  19. salve
    dovrei attivare la PEC per un'associazione sportiva no profit senza personalità giuridica con partita IVA.
    Il problema è che per comprare la PEC con aruba devo registrarmi e non so però che voce utilizzare tra:(http://www.pec.it/carrello/registrazione.aspx)
    -persona fisica
    -azienda
    -ditta individuale
    -libero professionista
    grazie in anticipo

  20. Buona sera.
    Dovete contattare aruba. Il problema esiste per tutte le Associazioni. Qualcuno mi ha detto che aruba ha risposto e fornito le giuste indicazioni, qualcun altro mi ha detto che aruba ha suggerito di scegliere "azienda".
    I migliori saluti,
    Gabriele Aprile

  21. Buon giorno,
    sono presidente di un associazione musicale e vorrei sapere se per le associazioni culturali è obbligatorio aprire una PEC.
    Ringrazio in anticipo

    1. Buongiorno.
      Sono obbligatorie ad aprire la PEC:

      1)Tutte le società di capitali e di persone:
      – le società di nuova costituzione contestualmente all’iscrizione;
      – le società già iscritte alla data del 20/11/2008 e quelle iscritte successivamente, che non vi abbiano mai provveduto, entro il 29 novembre 2011.

      2) Le imprese individuali:
      – dal 19/12/2012 le imprese individuali che si iscrivono nel Registro delle Imprese o all'Albo delle Imprese Artigiane;
      – le imprese individuali già iscritte nel Registro delle Imprese alla data del 19/12/2012, non soggette a procedura concorsuale, devono provvedervi entro il 30 giugno 2013.

      Al momento non risultano obblighi per le Associazioni.
      I migliori saluti,
      Gabriele Aprile

    2. Purtroppo sembrerebbe obbligatorio per l'invio della dichiarazione sostitutiva per aderire al cinque per mille, anche se ancora può essere fatta con la vecchia raccomandata.

  22. Salve,

    Premesso che un'associazione iscritta in C.C.I.A.A. con Partita IVA e R.E.A. ma non al Registro Imprese in quanto non a fini di lucro non ha l'obbligo di comunicare la P.E.C. alla Camera di Commercio, può comunque comunicare la P.E.C. al suddetto Ente rendendola quindi pubblica? Di conseguenza, la Camera di Commercio può esimersi dall'accogliere questa richiesta o dovrebbe, come credo, per quanto facoltativa, accogliere la richiesta ed aggiornare i dati includendo l'indirizzo P.E.C.?

    Se c'è la possibilità di comunicarla, qual'è la modalità di presentazione della richiesta?

    Grazie e buon lavoro.

    1. Buongiorno Francesco.
      Non sussistendo l'obbligo per le Associazioni di dotarsi di PEC, ogni Camera di Commercio prenderà le proprie decisioni in merito. Pertanto, il consiglio che posso darVi è quello di rivolgerVi direttamente alla Camera di Commercio territoriale.
      I migliori saluti,
      Gabriele Aprile

  23. Salve, intanto complimenti per il blog! sul sito http://www.postacertificata.gov.it è possibile registrare una pec GRATIS PER SEMPRE ma solo per i cittadini e con alcune limitazioni nell'invio. Le associazioni (nel mio caso volontari di protezione civile) possono registrare questa casella? la casella è bloccata alle comunicazioni con l'amministrazione pubblica o e utilizzabile per spedire e ricevere con qualunque altro indirizzo pec (PECtoPEC)???

    1. Buongiorno e grazie per i complimenti.
      Più che chiedere a noi, è opportuno richiedere direttamente all'erogatore del servizio. In qualsiasi caso, persone che si sono informate e che mi hanno riportato i risultati hanno detto che per le Associazioni è necessario richiedere la PEC che richiedono le aziende o ditte individuali. Qualcuno ha scelto di aprire la PEC a nome del presidente come cittadino e di fare un verbale di consiglio direttivo in cui si dice che si sceglie di usare quella PEC per le comunicazioni dell'Associazione.
      I migliori saluti,
      Gabriele Aprile

  24. buonasera, noi come associazione culturale e di promozione sociale vorremmo aprire una PEC ma deve essere intestata all'associzione, però non troviamo servizi che permttano questa intestazione, tutti offrono solo per privati o per aziende (con partita iva…) dove possiamo guardare?? grazie!!

    1. Buona sera.
      I più gettonati dalle persone con cui ci siamo confrontati sono register ed aruba. Se non trovate la sezione "Associazioni", molti hanno scelto di utilizzare "azienda" ed indicare il c.f. dell'Associazione se la stessa non è in possesso di p.iva.
      I migliori saluti,
      Gabriele Aprile

  25. buonasera.
    Sono la segretaria di un'associazione di volontariato per la pubblica assistenza che ha necessità di aprire la PEC per comunicare con il Comune in cui svolgiamo la nostra attività. A tale proposito avrei alcune domande:
    1) il sito del governo va bene?
    2) devo attivare la casella direttamente a nome del presidente o all'associazione (con i dati anagrafici del presidente, che già è d'accordo)?
    3) quando bisogna recarsi presso un ufficio postale?

    1. Buongiorno.
      1) se Vi danno la possibilità di aprirla, va bene
      2) dell'Associazione e nella parte relativa al rappresentante legale, indicare i dati del presidente
      3) non comprendo il quesito.
      I migliori saluti,
      Gabriele Aprile

  26. Buongiorno, solita domanda: quindi le aps con partita iva non sono ad oggi obbligate ad aprire una pec?
    altra domanda, il rea é una cosa diversa dal registro imprese? Grazie.

  27. Buonasera, innanzitutto complimenti per il timing delle risposte! Secondo vorrei sapere se nel momento in cui apriamo una pec per una APS (Aruba azienda) dobbiamo fare in modo che compaia su tutti i documenti dove figurano i nostri dati. Ad esempio intestazione di fogli, timbri, etc.
    In particolare sto per inviare la dichiarazione sostitutiva per il 5xmille e vorrei utilizzare la pec invece della raccomandata A/R.
    Grazie in anticipo

    1. Buongiorno.
      Ho fatto copia/incolla del titolo: PEC (Posta Elettronica Certificata) ed Enti non profit.
      I migliori saluti,
      Gabriele Aprile

  28. Buonasera, pongo questo quesito: sono un presidente di una AVIS comunale, posso utilizzare la mia PEC personale legata al mio dominio, per conto dell'associazione che rappresento? oppure è necessario avere una pec sul dominio dell'associazione il cui titolare è il rappresentante legale pro tempore?

    Saluti

    1. Buongiorno Michele.
      Sarebbe meglio che il titolare della PEC fosse l'Associazione, ma se non vi sono richieste particolari, anche la prima condizione può andare bene.
      I migliori saluti,
      Gabriele Aprile

  29. Buonasera,
    la nostra ONLUS ha attivato l'indirizzo PEC con aruba ma c'è un albo/ordine/associazione/etc…al quale comunicare l'indirizzo?
    Grazie per la disponibilità
    Buona serata
    F.

  30. Buongiorno, sono il presidente di una associazione di promozione sociale e mi è stato consigliato di aprire una PEC. Vorrei sapere se per aprirla devo mettere i miei dati personali, quindi il mio codice fiscale, in quanto rappresentante legale, oppure i dati dell’associazione.
    Grazie

    1. Buongiorno. Affinchè si possa ritenere la PEC dell’associazione è necessario che questa risulti all’ente direttamente intestata, con tutte le conseguenze del caso (dati, pagamento, ecc …). Cordialità, Stefano Bertoletti

  31. Buonasera, esiste un pubblico registro delle PEC riservate alle ONLUS se queste sono state attivate?
    Grazie, saluti.

    1. Buongiorno. Occorre scegliere tra i diversi fornitori del servizio quello che risponde alle Vostre esigenze ed attivare la relativa procedura di iscrizione a nome dell’Ente che rappresenta. Cordialità, Stefano Bertoletti

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