Fattura elettronica obbligatoria per tutte le Associazioni, gli Enti del Terzo Settore e le Società Sportive dal 2019

Scatta il primo gennaio 2019 l’obbligo di emettere, ricevere ed archiviare fatture elettroniche per tutte le imprese (incluse le società sportive dilettantistiche), le associazioni (di ogni tipo, compresi i futuri ETS) ed i liberi professionisti. Vediamo quindi nel dettaglio (e con semplicità) in cosa consista la fatturazione elettronica, ma soprattutto come poter gestire questa novità in modo semplice ed efficace, dalla creazione all’invio fino alla conservazione delle fatture.
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Rispondiamo subito ad una FAQ degli ultimi mesi: la fattura elettronica non consiste in un file allegato ad una mail, ma in un sistema di fatture emesse secondo un linguaggio standard, firmate digitalmente e conservate (sempre) in digitale. Prima di entrare nel dettaglio, però, individuiamo per semplicità le caratteristiche di questo nuovo adempimento (del quale avevamo già parlato QUI), in particolare:

la fatturazione elettronica:
– consiste in una nuova metodologia di emissione e ricezione di fatture in vigore dal primo gennaio 2019 per tutte le associazioni (anche senza partita IVA), le Società Sportive e gli operatori economici (ad eccezione dei “minimi” e dei “forfettari”);
– implica la necessità di creazione della fattura in formato XML;
– prevede l’obbligo di invio della fattura al Sistema di Interscambio di Agenzia Entrate, il quale la trasmetterà al cliente attraverso il codice destinatario/indirizzo PEC apposto su di essa;
– dispone la necessità di archiviazione digitale (ai fini civilistici e fiscali) per 10 anni.

COS’È LA FATTURAZIONE ELETTRONICA?
Il sistema di fatturazione elettronica consiste in una metodologia interamente digitale che permette di compilare, inviare e conservare le fatture abbandonando la carta e tutti i costi ad essa collegati. Questa definisce un percorso standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SdI) di Agenzia Entrate, in base al quale:
– la fattura elettronica dovrà essere compilata tramite un software ad hoc;
– su di essa dovrà essere apposta, salvo eccezioni, una firma elettronica (digitale qualificata) dal soggetto che la emette o dal suo intermediario;
– l’emissario della fattura dovrà inviarla al cliente destinatario tramite il Sistema di Interscambio (il quale ne verificherà l’integrità oltre che la correttezza del contenuto);
– dopo controlli tecnici automatizzati, il Sistema di Interscambio provvederà ad inoltrare la fattura al destinatario cui è indirizzata (in caso di scarto si considererà non emessa fin dall’origine e dovrà essere ritrasmessa entro 5 giorni).

COME FUNZIONA LA FATTURAZIONE ELETTRONICA?
La nuova procedura prevede che la fattura venga generata in formato “XML” (“eXstensible Markup Language”, tale da rendere il documento inalterabile), l’unico consentito per permettere l’invio al Sistema di Interscambio, il quale si occuperà, dopo le verifiche del caso, di recapitarla al destinatario.
Per sapere a chi inoltrare la fattura elettronica, il Sistema di Interscambio utilizzerà diverse modalità in funzione del tipo di destinatario; in particolare verranno utilizzate metodologie differenti a seconda del fatto che si tratti di fattura elettronica destinata a:
Pubblica Amministrazione (la quale sarà individuata da un Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri, che andrà inserito obbligatoriamente in fattura);
B2B (ossia tra operatori economici, per i quali andrà indicata in fattura la PEC o il “codice destinatario SdI” qualora si avvalgano di un intermediario);
B2C (ovvero tra un operatore economico ed un privato: su questi ultimi esiste ancora incertezza sulle modalità di individuazione, ma l’ipotesi al momento più accreditata prevede che dovrà essere identificato dal Codice Fiscale e che il Sistema di Interscambio invierà le fatture nel rispettivo Cassetto Fiscale, con un codice di riconoscimento unitario di sette cifre, tutti zeri).
Una volta predisposta la fattura in formato XML sarà necessario, salvo eccezioni, sottoscrivere il file mediante firma elettronica digitale qualificata, per poi inviarlo (direttamente o tramite il proprio intermediario) al destinatario attraverso il Sistema d’Interscambio.

IL CICLO ATTIVO
Esistono tre modalità per inviare una fattura elettronica:
– mediante un software che generi il file XML, su cui apporre la firma digitale per poi caricare manualmente il file sul Sistema di Interscambio;
– mediante un software che generi il file XML, su cui apporre la firma digitale per poi spedirlo via PEC al Sistema di Interscambio;
– mediante un software che generi il file XML, su cui apporre la firma digitale per poi spedirlo automaticamente al Sistema di Interscambio.

IL CICLO PASSIVO
Per ricevere le fatture elettroniche è possibile:
– scaricare la fattura dal sito dell’Agenzia delle Entrate, quindi convertire il file XML con un software;
– ricevere la fattura via PEC, da convertire in un formato facilmente leggibile tramite apposito software;
– utilizzare un software che tramite sistema d’interscambio riceva e converta le fatture elettroniche.
Sarà quindi lo stesso Sistema di Interscambio a far pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici, mentre al cliente destinatario non resterà che importarla/scaricarla e registrarla nella propria contabilità.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE ELETTRONICHE
La normativa stabilisce che le fatture elettroniche debbano essere conservate, ai fini civilistici ed a quelli fiscali, per 10 anni, sia da chi le emette che da coloro che le ricevono. Ciò implica che, poichè il SdI adempie all’obbligo di conservazione ai soli fini fiscali, le imprese ed i professionisti dovranno provvedere all’obbligo di conservazione a fini civilistici delle fatture elettroniche in modo indipendente.
Questa conservazione non va confusa con l’archiviazione su servizi come Drive, Dropbox e simili, ma si configura come una procedura all’interno del sistema informatico in grado di conferire valore legale nel tempo ad un documento informatico.

ASSOCIAZIONI CON SOLO CODICE FISCALE
Le fatture elettroniche ricevute dai soggetti privi di Partita IVA (ovverosia da quelli che svolgono solo attività istituzionale e non anche attività commerciali marginali e connesse) avranno uno spazio dedicato nel sito di Agenzia delle Entrate dove potranno essere consultate e scaricate; in alternativa potranno chiedere l’invio tramite PEC o avvalersi di un software specifico per il recapito di tutte le fatture passive.

COME FARSI TROVARE PRONTI ALL’ARRIVO DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA?
CON LA FORMAZIONE AD UN CONVEGNO!

Ben sappiamo che la gestione del flusso delle fatture passive (quelle ricevute) rappresenta il passaggio più difficile in questo processo di digitalizzazione, motivo per il quale dotarsi di un software di fatturazione aggiornato (ovviamente idoneo anche all’emissione delle fatture elettroniche) può probabilmente essere la soluzione migliore (vista anche la rigidità e la complessità dei requisiti tecnici previsti dalla normativa).

Chi Vi scrive è convinto che un software possa risolvere l’esigenza materiale del nuovo adempimento, ma che questo non possa prescindere da una presa di coscienza consapevole della novità, motivo per il quale, replicando il felice format del giugno scorso, abbiamo deciso di organizzare a Torino il prossimo 16 novembre (presso il Teatro Q77) un nuovo convegno (anche questa volta gratuito) che tratti approfonditamente questi aspetti (insieme ad un aggiornamento sul GDPR oltre che sulle novità contenute nella circolare 18/E di Agenzia Entrate dello scorso agosto per il mondo sportivo). Come di consueto i relatori sono specialisti del settore (ANG&OS, M2 informatica e Consulenti Privacy Torino), motivo per il quale Vi invito a non perdere l’occasione di esserci! QUI IL PROGRAMMA COMPLETO!
Per info, prenotazioni ed accreditamenti potete inviare una mail a info@angeos.it!

Vi aspettiamo!

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